Réponse courte : Nommez les outils autorisés, les données qui ne doivent jamais quitter l'entreprise, qui approuve les nouveaux usages et comment signaler les erreurs. Tenez-vous-en à une seule page, pour que les gens la lisent vraiment. Une politique qui interdit tout sera ignorée, et une politique qui autorise tout ne protège rien.
Je suis Vinay Pasricha, fondateur de GoodSpace AI et auteur de AI for Business Leaders. Vos collaborateurs utilisent presque certainement déjà ChatGPT, Gemini ou des outils similaires, souvent sur leurs comptes personnels. Une politique ne décide pas si l'IA est utilisée ou non. Elle décide si elle est utilisée en toute sécurité.
Les quatre éléments que la politique doit contenir
1. Les outils autorisés. Quels outils les collaborateurs peuvent utiliser pour le travail, et sur quels comptes. Des comptes d'entreprise dans la mesure du possible, car vous pouvez contrôler les paramètres et voir ce qui est utilisé.
2. Les données qui ne doivent jamais y être entrées. Soyez précis. Éléments typiques : les données personnelles des clients, les dossiers et salaires des employés, les CV des candidats, les données financières non publiées, les contrats, les mots de passe et clés d'accès, et tout ce qu'un client vous a confié de manière confidentielle. Si les gens doivent deviner, ils devineront mal.
3. Qui approuve les nouveaux usages. Quelqu'un doit être responsable de la question : « Pouvons-nous utiliser l'IA pour cela ? » Dans une petite entreprise, il peut s'agir d'une seule personne ; dans une plus grande, d'une petite équipe. Sans responsable, chaque nouvel usage est soit bloqué par la peur, soit adopté sans réflexion.
4. Comment signaler les erreurs. Quelqu'un finira par coller la mauvaise information dans le mauvais outil. Faites en sorte qu'il soit facile et sûr de le dire rapidement, afin de pouvoir y remédier. Une politique qui punit le signalement garantit le silence.
Adapter les règles aux enjeux
Tous les usages ne nécessitent pas le même contrôle. Dans le livre, j'utilise une échelle allant du niveau 1 (faible) au niveau 4 (critique). Rédiger une publication pour les réseaux sociaux est un niveau faible. Résumer un contrat client est plus élevé. Tout ce qui décide du sort d'une personne, d'argent ou de termes juridiques est élevé ou critique, et nécessite qu'une personne désignée prenne la décision. Évaluez vos usages courants et écrivez les contrôles pour chaque niveau, plutôt qu'une règle unique pour tout.
Relier la politique à votre stratégie d'IA
Une politique est défensive. Elle doit s'accompagner d'une vision simple de ce à quoi sert l'IA dans votre entreprise. Je décris trois niveaux : l'efficience (faire le travail d'aujourd'hui pour moins cher), l'efficacité (le faire mieux) et l'avantage (faire des choses que les concurrents ne peuvent pas facilement copier). Si votre politique ne fait que protéger et ne permet jamais d'agir, les gens la traiteront comme un obstacle.
Une chose à faire cette semaine
Rédigez la page unique avec les quatre rubriques ci-dessus. Montrez-la à trois personnes qui utilisent des outils d'IA au quotidien et demandez-leur ce qu'elles feraient concrètement de différent après l'avoir lue. Si la réponse est « rien », c'est qu'elle est trop vague. Évaluez ensuite vos usages les plus courants grâce à l'outil gratuit Risk Ladder. Si vous hésitez sur la personne qui devrait piloter tout cela, lisez Do You Need a Chief AI Officer?
D'où vient cette réponse
Cette réponse s'appuie sur deux cadres méthodologiques de AI for Business Leaders : The Risk Ladder et Three Levels of AI Strategy. Le livre est disponible en version reliée et sur Kindle. Il s'agit de conseils généraux, non de conseils juridiques.
Pour poser des questions sur votre propre situation, essayez Ask Vinay's books.
Vinay Pasricha est le fondateur de GoodSpace AI et l'auteur de six livres, dont AI for Business Leaders.