சுருக்கமான பதில்: அனுமதிக்கப்பட்ட கருவிகள், நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறக் கூடாத தரவுகள், புதிய பயன்பாடுகளுக்கு ஒப்புதல் அளிப்பது யார் மற்றும் தவறுகள் எவ்வாறு புகாரளிக்கப்பட வேண்டும் ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடுங்கள். அதை ஒரு பக்கமாக வைத்திருங்கள், அப்போதுதான் மக்கள் அதை உண்மையில் படிப்பார்கள். எல்லாவற்றையும் தடை செய்யும் கொள்கை புறக்கணிக்கப்படும், எல்லாவற்றையும் அனுமதிக்கும் கொள்கை எதையும் பாதுகாக்காது.
நான் Vinay Pasricha, GoodSpace AI-இன் நிறுவனர் மற்றும் AI for Business Leaders நூலின் ஆசிரியர். உங்கள் பணியாளர்கள் ஏற்கனவே ChatGPT, Gemini அல்லது அதுபோன்ற கருவிகளை பெரும்பாலும் தங்களின் தனிப்பட்ட கணக்குகளில் பயன்படுத்தி வருவது முற்றிலும் நிச்சயம். ஒரு கொள்கை AI பயன்படுத்தப்படுகிறதா இல்லையா என்பதைத் தீர்மானிப்பதில்லை. அது பாதுகாப்பாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறதா என்பதை மட்டுமே தீர்மானிக்கிறது.
கொள்கை கண்டிப்பாகக் கூற வேண்டிய நான்கு விஷயங்கள்
1. அனுமதிக்கப்பட்ட கருவிகள். வேலைக்காக மக்கள் எந்தக் கருவிகளைப் பயன்படுத்தலாம், மற்றும் எந்தக் கணக்குகளில் பயன்படுத்தலாம். முடிந்தவரை நிறுவனத்தின் கணக்குகள் சிறந்தது, ஏனெனில் உங்களால் அமைப்புகளைக் கட்டுப்படுத்தவும், எது பயன்படுத்தப்படுகிறது என்பதைப் பார்க்கவும் முடியும்.
2. உள்ளே செல்லவே கூடாத தரவுகள். இதில் தெளிவாக இருங்கள். பொதுவான உருப்படிகள்: வாடிக்கையாளரின் தனிப்பட்ட தரவு, பணியாளர் பதிவுகள் மற்றும் சம்பளங்கள், விண்ணப்பதாரர்களின் CV-கள், வெளியிடப்படாத நிதி விவரங்கள், ஒப்பந்தங்கள், கடவுச்சொற்கள் மற்றும் அணுகல் குறியீடுகள் (access keys), மற்றும் வாடிக்கையாளர் உங்களிடம் ரகசியமாக வழங்கிய எதுவும். மக்கள் யூகிக்கும்படி விட்டால், அவர்கள் தவறாகவே யூகிப்பார்கள்.
3. புதிய பயன்பாடுகளை யார் அங்கீகரிப்பது. "இதற்கு நாம் AI-ஐப் பயன்படுத்தலாமா?" என்ற கேள்விக்கு யாராவது ஒருவர் பொறுப்பேற்க வேண்டும். ஒரு சிறிய நிறுவனத்தில் இது ஒரு நபராக இருக்கலாம்; பெரிய நிறுவனத்தில், ஒரு சிறிய குழுவாக இருக்கலாம். ஒரு பொறுப்பாளர் இல்லையென்றால், ஒவ்வொரு புதிய பயன்பாடும் பயத்தினால் தடுக்கப்படும் அல்லது சிந்திக்காமல் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும்.
4. தவறுகள் எவ்வாறு புகாரளிக்கப்படுகின்றன. யாராவது ஒருவர் தவறான கருவியில் தவறான விஷயத்தை ஒட்டிவிடுவார்கள் (paste). அதை விரைவாகத் தெரிவிப்பதை எளிதாகவும் பாதுகாப்பாகவும் ஆக்குங்கள், அப்போதுதான் அதைச் சரிசெய்ய முடியும். புகாரளிப்பதைத் தண்டிக்கும் கொள்கையானது அமைதியையே உத்தரவாதப்படுத்தும்.
ஆபத்தின் அளவுக்கு ஏற்ப விதிகளைப் பொருத்துங்கள்
ஒவ்வொரு பயன்பாட்டிற்கும் ஒரே மாதிரியான கட்டுப்பாடு தேவையில்லை. புத்தகத்தில் நான் Tier 1 (குறைந்த) முதல் Tier 4 (முக்கியமான) வரையிலான ஏணியைப் பயன்படுத்துகிறேன். ஒரு சமூக ஊடகப் பதிவை உருவாக்குவது குறைவானது. ஒரு வாடிக்கையாளர் ஒப்பந்தத்தைச் சுருக்கமாகத் தயாரிப்பது அதிகமானது. ஒரு நபர், பணம் அல்லது சட்ட விதிமுறைகளைத் தீர்மானிக்கும் எதுவும் உயர்வானது அல்லது முக்கியமானது, இதற்குத் தீர்மானிக்க ஒரு குறிப்பிட்ட நபர் தேவை. எல்லாவற்றிற்கும் ஒரே விதியை எழுதுவதற்குப் பதிலாக, உங்கள் பொதுவான பயன்பாடுகளை மதிப்பிட்டு, ஒவ்வொரு அடுக்குக்கும் (tier) கட்டுப்பாடுகளை எழுதுங்கள்.
இதை உங்கள் AI உத்தியுடன் இணைக்கவும்
ஒரு கொள்கை என்பது தற்காப்புக்கானது. உங்கள் நிறுவனத்தில் AI எதற்காகப் பயன்படுகிறது என்ற எளிய பார்வையுடன் அது இணைந்திருக்க வேண்டும். நான் மூன்று நிலைகளை விவரிக்கிறேன்: செயல்திறன் (efficiency - இன்றைய வேலையை மலிவாகச் செய்வது), பயனுறுதி (effectiveness - அதைச் சிறப்பாகச் செய்வது), மற்றும் சாதகத்தன்மை (advantage - போட்டியாளர்களால் எளிதில் நகலெடுக்க முடியாத விஷயங்களைச் செய்வது). உங்கள் கொள்கை பாதுகாப்பை மட்டுமே செய்து, ஒருபோதும் வழிகாட்டவில்லை என்றால், மக்கள் அதை ஒரு தடையாகவே கருதுவார்கள்.
இந்த வாரம் செய்ய வேண்டிய ஒன்று
மேலே உள்ள நான்கு தலைப்புகளுடன் ஒரு பக்க வரைவை உருவாக்குங்கள். தினசரி AI கருவிகளைப் பயன்படுத்தும் மூன்று நபர்களிடம் அதைக் காட்டி, அதைப் படித்த பிறகு அவர்கள் உண்மையில் என்ன வித்தியாசமாகச் செய்வார்கள் என்று கேளுங்கள். பதில் "ஒன்றுமில்லை" என்றால், அது மிகவும் தெளிவற்றதாக இருக்கிறது என்று அர்த்தம். பிறகு, உங்கள் மிகவும் பொதுவான பயன்பாடுகளை இலவச Risk Ladder கருவியில் மதிப்பிடுங்கள். இதற்கெல்லாம் யார் பொறுப்பேற்க வேண்டும் என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க விரும்பினால், Do You Need a Chief AI Officer? என்பதைப் படியுங்கள்.
இந்தப் பதில் எங்கிருந்து வருகிறது
இந்த பதில் AI for Business Leaders புத்தகத்தில் உள்ள இரண்டு கட்டமைப்புகளை அடிப்படையாகக் கொண்டது: The Risk Ladder மற்றும் Three Levels of AI Strategy. இந்தப் புத்தகம் அச்சு வடிவிலும் Kindle-இலும் கிடைக்கிறது. இது பொதுவான வழிகாட்டுதல் மட்டுமே, சட்ட ஆலோசனை அல்ல.
உங்கள் சொந்தச் சூழலைப் பற்றிக் கேட்க, Ask Vinay's books என்பதை முயலுங்கள்.
Vinay Pasricha GoodSpace AI-இன் நிறுவனர், ஆறு நூல்களின் ஆசிரியர்; அவற்றில் ஒன்று AI for Business Leaders.