Respuesta breve: Nombre las herramientas aprobadas, los datos que nunca deben salir de la empresa, quién aprueba los nuevos usos y cómo se reportan los errores. Manténgala en una sola página para que la gente realmente la lea. Una política que prohíbe todo será ignorada, y una política que permite todo no protege nada.
Soy Vinay Pasricha, fundador de GoodSpace AI y autor de AI for Business Leaders. Es casi seguro que su gente ya esté usando ChatGPT, Gemini o herramientas similares, a menudo en sus cuentas personales. Una política no decide si se utiliza la IA. Decide si se utiliza de forma segura.
Las cuatro cosas que la política debe decir
1. Herramientas aprobadas. Qué herramientas puede usar la gente para trabajar y en qué cuentas. Cuentas de la empresa siempre que sea posible, porque usted puede controlar la configuración y ver qué se utiliza.
2. Datos que nunca deben ingresar. Sea específico. Elementos típicos: datos personales de clientes, registros y salarios de empleados, CVs de candidatos, estados financieros no publicados, contratos, contraseñas y claves de acceso, y cualquier cosa que un cliente le haya dado en confianza. Si la gente tiene que adivinar, adivinará mal.
3. Quién aprueba los nuevos usos. Alguien debe ser el dueño de la pregunta "¿podemos usar la IA para esto?". En una empresa pequeña puede ser una sola persona; en una más grande, un equipo pequeño. Sin un dueño, cada nuevo uso queda bloqueado por el miedo o se adopta sin pensar.
4. Cómo se reportan los errores. Alguien pegará lo que no debe en la herramienta equivocada. Haga que sea fácil y seguro decirlo rápidamente, para que se pueda solucionar. Una política que castiga el reporte garantiza el silencio.
Adapte las reglas a lo que está en juego
No todos los usos necesitan el mismo control. En el libro utilizo una escala que va del Nivel 1 (bajo) al Nivel 4 (crítico). Redactar una publicación para redes sociales es de nivel bajo. Resumir un contrato de un cliente es más alto. Cualquier cosa que decida sobre una persona, dinero o términos legales es de nivel alto o crítico, y necesita que una persona con nombre y apellido decida. Clasifique sus usos comunes y escriba los controles para cada nivel, en lugar de una sola regla para todo.
Conéctelo con su estrategia de IA
Una política es defensiva. Debe estar junto a una visión sencilla de para qué sirve la IA en su empresa. Describo tres niveles: eficiencia (hacer el trabajo de hoy de forma más barata), efectividad (hacerlo mejor) y ventaja (hacer cosas que los competidores no puedan copiar fácilmente). Si su política solo protege y nunca habilita, la gente la tratará como un obstáculo.
Una cosa que hacer esta semana
Redacte la página única con los cuatro encabezados anteriores. Muéstresela a tres personas que utilicen herramientas de IA a diario y pregúnteles qué harían realmente de forma diferente después de leerla. Si la respuesta es "nada", es demasiado vaga. Luego clasifique sus usos más comunes en la herramienta gratuita Risk Ladder. Si está decidiendo quién debería encargarse de todo esto, lea Do You Need a Chief AI Officer?
De dónde viene esta respuesta
Esta respuesta se basa en dos marcos de trabajo de AI for Business Leaders: The Risk Ladder y Three Levels of AI Strategy. El libro está disponible en tapa dura y en Kindle. Esto es una guía general, no un consejo legal.
Para preguntar sobre su propia situación, pruebe Ask Vinay's books.
Vinay Pasricha es el fundador de GoodSpace AI y autor de seis libros, entre ellos AI for Business Leaders.