చిన్న సమాధానం: ఆమోదించబడిన టూల్స్, సంస్థను దాటి ఎప్పటికీ వెళ్లకూడని డేటా, కొత్త ఉపయోగాలను ఎవరు ఆమోదిస్తారు మరియు తప్పులు ఎలా నివేదించబడతాయి అనే విషయాలను పేర్కొనండి. దీన్ని ఒకే ఒక్క పేజీకి పరిమితం చేయండి, అప్పుడే ప్రజలు దీనిని నిజంగా చదువుతారు. అన్నింటినీ నిషేధించే పాలసీ నిర్లక్ష్యం చేయబడుతుంది, అలాగే అన్నింటినీ అనుమతించే పాలసీ వేటికీ రక్షణ ఇవ్వలేదు.
నేను Vinay Pasricha, GoodSpace AI వ్యవస్థాపకుడిని మరియు AI for Business Leaders రచయితను. మీ ఉద్యోగులు ఇప్పటికే ఖచ్చితంగా ChatGPT, Gemini లేదా అలాంటి టూల్స్‌ను, తరచుగా వారి వ్యక్తిగత ఖాతాల ద్వారా ఉపయోగిస్తూనే ఉండి ఉంటారు. ఒక పాలసీ అనేది AI ఉపయోగించబడుతుందా లేదా అని నిర్ణయించదు. అది సురక్షితంగా ఉపయోగించబడుతుందా లేదా అని నిర్ణయిస్తుంది.
పాలసీలో ఖచ్చితంగా ఉండాల్సిన నాలుగు విషయాలు
1. ఆమోదించబడిన టూల్స్ (Approved tools). ఉద్యోగులు పని కోసం ఏ టూల్స్‌ను, ఏ ఖాతాలపై ఉపయోగించవచ్చో తెలపండి. వీలైనంత వరకు కంపెనీ ఖాతాలనే వాడాలి, ఎందుకంటే మీరు సెట్టింగ్స్‌ను నియంత్రించగలరు మరియు ఏమి ఉపయోగించబడుతుందో చూడగలరు.
2. ఎప్పటికీ లోపలికి వెళ్లకూడని డేటా (Data that must never go in). ఖచ్చితంగా వివరించండి. సాధారణ అంశాలు: కస్టమర్ వ్యక్తిగత డేటా, ఉద్యోగుల రికార్డులు మరియు జీతాలు, అభ్యర్థుల CVలు, విడుదల కాని ఆర్థిక వివరాలు, ఒప్పందాలు, పాస్‌వర్డ్‌లు మరియు యాక్సెస్ కీలు, మరియు కస్టమర్ మీకు నమ్మకంతో ఇచ్చిన ఏదైనా సమాచారం. ఉద్యోగులే ఊహించుకోవాల్సి వస్తే, వారు తప్పుగా ఊహించే అవకాశం ఉంది.
3. కొత్త ఉపయోగాలను ఎవరు ఆమోదిస్తారు (Who approves new uses). "మనం దీని కోసం AIని ఉపయోగించవచ్చా?" అనే ప్రశ్నకు ఒకరు బాధ్యత వహించాలి. చిన్న కంపెనీలో ఇది ఒక వ్యక్తి కావచ్చు; పెద్ద కంపెనీలో ఒక చిన్న బృందం కావచ్చు. ఒక బాధ్యుడైన వ్యక్తి లేకపోతే, ప్రతి కొత్త ఉపయోగం భయంతో నిలిపివేయబడుతుంది లేదా ఆలోచన లేకుండా స్వీకరించబడుతుంది.
4. తప్పులు ఎలా నివేదించబడతాయి (How mistakes get reported). ఎవరో ఒకరు తప్పుడు సమాచారాన్ని తప్పుడు టూల్‌లో పేస్ట్ చేసే అవకాశం ఉంది. దానిని సరిదిద్దడానికి, ఆ విషయాన్ని త్వరగా చెప్పడం సులభం మరియు సురక్షితం చేయండి. తప్పులను నివేదించినందుకు శిక్షించే పాలసీ ఉంటే, ఎవరూ నోరు విప్పరు.
ప్రమాద స్థాయికి తగినట్లుగా నిబంధనలను రూపొందించండి (Match the rules to the stakes)
ప్రతి ఉపయోగకూ ఒకే రకమైన నియంత్రణ అవసరం లేదు. నా పుస్తకంలో నేను Tier 1 (తక్కువ) నుండి Tier 4 (కీలకమైనది) వరకు ఒక నిచ్చెనను ఉపయోగించాను. ఒక సోషల్ మీడియా పోస్ట్‌ను డ్రాఫ్ట్ చేయడం తక్కువ స్థాయి. కస్టమర్ ఒప్పందాన్ని సంక్షిప్తీకరించడం (summarising) కొంచెం ఎక్కువ స్థాయి. ఒక వ్యక్తి, డబ్బు లేదా చట్టపరమైన నిబంధనల గురించి నిర్ణయించే ఏదైనా అంశం ఎక్కువ లేదా కీలకమైనదిగా పరిగణించబడుతుంది, దీనికి నిర్ణయం తీసుకోవడానికి ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తి అవసరం. అన్నింటికీ ఒకే నియమాన్ని ఉంచే కంటే, మీ సాధారణ ఉపయోగాలను అంచనా వేసి, ప్రతి స్థాయికి తగిన నియంత్రణలను రాయండి.
దీన్ని మీ AI వ్యూహంతో అనుసంధానించండి (Connect it to your AI strategy)
పాలసీ అనేది రక్షణ కోణంలో ఉంటుంది. మీ కంపెనీలో AI దేనికోసం అనే స్పష్టమైన అవగాహనతో ఇది కలిసి ఉండాలి. నేను దీనిని మూడు స్థాయిలుగా వివరిస్తాను: సామర్థ్యం (efficiency - ఈ రోజు పనిని తక్కువ ఖర్చుతో చేయడం), ప్రభావశీలత (effectiveness - దాన్ని మరింత మెరుగ్గా చేయడం), మరియు ప్రయోజనం (advantage - పోటీదారులు సులభంగా కాపీ చేయలేని పనులను చేయడం). మీ పాలసీ కేవలం రక్షణ మాత్రమే ఇచ్చి, ఎప్పటికీ ప్రోత్సహించకపోతే, ప్రజలు దానిని ఒక అడ్డంకిగా భావిస్తారు.
ఈ వారం చేయాల్సిన ఒక పని
పైన పేర్కొన్న నాలుగు శీర్షికలతో ఒక పేజీ డ్రాఫ్ట్‌ను సిద్ధం చేయండి. రోజువారీ AI టూల్స్ ఉపయోగించే ముగ్గురు వ్యక్తులకు దీనిని చూపించి, దీనిని చదివిన తర్వాత వారు నిజంగా ఏమి భిన్నంగా చేస్తారని అడగండి. సమాధానం "ఏమీ లేదు" అని వస్తే, అది చాలా అస్పష్టంగా ఉందని అర్థం. ఆ తర్వాత మీ అత్యంత సాధారణ ఉపయోగాలను ఉచిత Risk Ladder టూల్‌లో అంచనా వేయండి. వీటన్నింటికీ ఎవరు బాధ్యత వహించాలో మీరు నిర్ణయిస్తుంటే, Do You Need a Chief AI Officer? చదవండి.
ఈ సమాధానం ఎక్కడ నుండి వచ్చింది
ఈ సమాధానం AI for Business Leaders పుస్తకంలోని రెండు ఫ్రేమ్‌వర్క్‌లపై ఆధారపడి ఉంది: The Risk Ladder మరియు Three Levels of AI Strategy. ఈ పుస్తకం హార్డ్‌కవర్ మరియు Kindle లో అందుబాటులో ఉంది. ఇది సాధారణ మార్గదర్శకత్వం మాత్రమే, చట్టపరమైన సలహా కాదు.
మీ స్వంత పరిస్థితి గురించి అడగడానికి, Ask Vinay's books ప్రయత్నించండి.
Vinay Pasricha GoodSpace AI వ్యవస్థాపకులు, ఆరు పుస్తకాల రచయిత; వాటిలో ఒకటి AI for Business Leaders.