সংক্ষিপ্ত উত্তর: অনুমোদিত টুলগুলোর নাম উল্লেখ করুন, কোন ডেটা কোম্পানির বাইরে কখনোই যাওয়া যাবে না তা জানান, কে নতুন ব্যবহারের অনুমোদন দেবে এবং কীভাবে ভুলগুলো রিপোর্ট করা হবে তা স্পষ্ট করুন। এটি এক পৃষ্ঠার মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখুন, যাতে মানুষ আসলে এটি পড়ে। যে পলিসি সবকিছু নিষিদ্ধ করে তা উপেক্ষা করা হবে, আর যে পলিসি সবকিছু করার অনুমতি দেয় তা কিছুই রক্ষা করে না।
আমি Vinay Pasricha, GoodSpace AI-এর প্রতিষ্ঠাতা এবং AI for Business Leaders-এর লেখক। আপনার কর্মীরা প্রায় নিশ্চিতভাবেই ইতিমধ্যে ChatGPT, Gemini বা অনুরূপ টুলগুলো ব্যবহার করছেন, প্রায়শই তাদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে। একটি পলিসি এটি নির্ধারণ করে না যে AI ব্যবহার করা হবে কি না। এটি নির্ধারণ করে যে এটি নিরাপদে ব্যবহার করা হচ্ছে কি না।
পলিসিতে যে চারটি বিষয় অবশ্যই থাকতে হবে
1. অনুমোদিত টুল: কাজের জন্য মানুষ কোন টুলগুলো ব্যবহার করতে পারে এবং কোন অ্যাকাউন্টে। যেখানে সম্ভব কোম্পানির অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা উচিত, কারণ আপনি সেটিংস নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন এবং কী ব্যবহার করা হচ্ছে তা দেখতে পারেন।
2. যে ডেটা কখনোই দেওয়া যাবে না: সুনির্দিষ্ট হোন। সাধারণ বিষয়গুলো হলো: গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা, কর্মচারীদের রেকর্ড এবং বেতন, প্রার্থীদের CV, অপ্রকাশিত আর্থিক তথ্য, চুক্তিপত্র, পাসওয়ার্ড ও অ্যাক্সেস কি এবং গ্রাহক আপনাকে গোপনে দিয়েছেন এমন যেকোনো কিছু। মানুষকে যদি অনুমান করতে হয়, তবে তারা ভুল অনুমান করবে।
3. কে নতুন ব্যবহারের অনুমোদন দেয়: "আমরা কি এই কাজের জন্য AI ব্যবহার করতে পারি?" এই প্রশ্নটির মালিকানা কারো নেওয়া উচিত। একটি ছোট কোম্পানিতে এটি একজন ব্যক্তি হতে পারে; বড় কোম্পানিতে একটি ছোট দল। কোনো মালিক না থাকলে, প্রতিটি নতুন ব্যবহার হয় ভয়ে আটকে যাবে অথবা কোনো চিন্তা না করেই গ্রহণ করা হবে।
4. কীভাবে ভুলগুলো রিপোর্ট করা হয়: কেউ না কেউ ভুল টুলটিতে ভুল জিনিস পেস্ট করে ফেলবেই। এটি দ্রুত জানানোর প্রক্রিয়াটি সহজ এবং নিরাপদ করুন, যাতে এটি সংশোধন করা যায়। যে পলিসি রিপোর্ট করার জন্য শাস্তি দেয়, তা কেবল নীরবতা নিশ্চিত করে।
ঝুঁকির সাথে নিয়মগুলোর সামঞ্জস্য রাখুন
প্রতিটি ব্যবহারের জন্য একই ধরনের নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয় না। বইটিতে আমি Tier 1 (নিম্ন) থেকে Tier 4 (গুরুত্বপূর্ণ) পর্যন্ত একটি ল্যাডার ব্যবহার করেছি। একটি সোশ্যাল মিডিয়া পোস্টের খসড়া তৈরি করা নিম্ন স্তরের। কোনো গ্রাহকের চুক্তিপত্রের সারসংক্ষেপ করা উচ্চ স্তরের। কোনো ব্যক্তি, অর্থ বা আইনি শর্তাবলী নির্ধারণ করে এমন যেকোনো কিছু উচ্চ বা গুরুত্বপূর্ণ স্তরের এবং এর জন্য সিদ্ধান্ত নিতে একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির প্রয়োজন। আপনার সাধারণ ব্যবহারগুলোকে রেটিং দিন এবং সবকিছুর জন্য একটি নিয়মের পরিবর্তে প্রতিটি স্তরের জন্য নিয়ন্ত্রণগুলো লিখুন।
এটিকে আপনার AI কৌশলের সাথে সংযুক্ত করুন
একটি পলিসি হলো সুরক্ষামূলক। আপনার কোম্পানিতে AI কী কাজের জন্য ব্যবহৃত হচ্ছে তার একটি সহজ ধারণার পাশে এটি থাকা উচিত। আমি তিনটি স্তর বর্ণনা করি: দক্ষতা বা efficiency (আজকের কাজ আরও সস্তায় করা), কার্যকারিতা বা effectiveness (এটি আরও ভালোভাবে করা), এবং সুবিধা বা advantage (এমন কিছু করা যা প্রতিযোগীরা সহজে নকল করতে পারে না)। আপনার পলিসি যদি কেবল রক্ষা করে এবং কখনোই সুযোগ তৈরি না করে, তবে মানুষ এটিকে একটি বাধা হিসেবে দেখবে।
এই সপ্তাহে করার একটি কাজ
ওপরের চারটি শিরোনাম দিয়ে এক পৃষ্ঠার একটি খসড়া তৈরি করুন। প্রতিদিন AI টুল ব্যবহার করেন এমন তিনজন মানুষকে এটি দেখান এবং জিজ্ঞাসা করুন এটি পড়ার পর তারা আসলে কী ভিন্নভাবে করবেন। উত্তর যদি "কিছুই না" হয়, তবে এটি অত্যন্ত অস্পষ্ট। তারপর আপনার সবচেয়ে সাধারণ ব্যবহারগুলোকে আমাদের ফ্রি Risk Ladder টুলে রেটিং দিন। এই সবকিছুর মালিকানা কার নেওয়া উচিত তা যদি আপনি নির্ধারণ করতে চান, তবে Do You Need a Chief AI Officer? পড়ুন।
এই উত্তর কোথা থেকে এসেছে
এই উত্তরটি AI for Business Leaders বইয়ের দুটি ফ্রেমওয়ার্কের ওপর ভিত্তি করে তৈরি: The Risk Ladder এবং Three Levels of AI Strategy। বইটি হার্ডকভার এবং Kindle-এ উপলব্ধ। এটি সাধারণ নির্দেশিকা, কোনো আইনি পরামর্শ নয়।
আপনার নিজস্ব পরিস্থিতি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে, Ask Vinay's books ব্যবহার করে দেখুন।
Vinay Pasricha GoodSpace AI-এর প্রতিষ্ঠাতা এবং ছয়টি বইয়ের লেখক, যার মধ্যে আছে AI for Business Leaders।