संक्षिप्त उत्तर: स्वीकृत टूल्स के नाम तय करें, वो डेटा जो कभी भी कंपनी से बाहर नहीं जाना चाहिए, नए इस्तेमाल को कौन मंज़ूर करता है, और ग़लतियाँ कैसे रिपोर्ट की जाती हैं। इसे सिर्फ़ एक पेज का रखें, ताकि लोग इसे वास्तव में पढ़ें। एक ऐसी पॉलिसी जो हर चीज़ पर प्रतिबंध लगाती है, उसे नज़रअंदाज़ कर दिया जाएगा, और एक ऐसी पॉलिसी जो हर चीज़ की अनुमति देती है, वह किसी चीज़ की रक्षा नहीं करती।
मैं Vinay Pasricha हूँ, GoodSpace AI का संस्थापक और AI for Business Leaders का लेखक। आपके लोग लगभग निश्चित रूप से पहले से ही ChatGPT, Gemini या इसी तरह के टूल्स का उपयोग कर रहे हैं, अक्सर अपने व्यक्तिगत खातों पर। एक पॉलिसी यह तय नहीं करती कि AI का उपयोग किया जाए या नहीं। यह यह तय करती है कि इसका उपयोग सुरक्षित रूप से किया जाए या नहीं।
चार बातें जो पॉलिसी में ज़रूर होनी चाहिए
1. स्वीकृत टूल्स (Approved tools): लोग काम के लिए किन टूल्स का उपयोग कर सकते हैं, और किन खातों पर। जहाँ तक संभव हो कंपनी के खातों का उपयोग करें, क्योंकि आप सेटिंग्स को नियंत्रित कर सकते हैं और देख सकते हैं कि क्या उपयोग किया जा रहा है।
2. वह डेटा जो कभी अंदर नहीं जाना चाहिए (Data that must never go in): स्पष्ट रहें। सामान्य चीज़ें: ग्राहकों का व्यक्तिगत डेटा, कर्मचारियों के रिकॉर्ड और वेतन, उम्मीदवारों के CVs, अप्रकाशित वित्तीय जानकारी, अनुबंध, पासवर्ड और एक्सेस कुंजियाँ, और ऐसी कोई भी चीज़ जो किसी ग्राहक ने आपको भरोसे में दी हो। अगर लोगों को अंदाज़ा लगाना पड़ा, तो वे ग़लत अंदाज़ा लगाएँगे।
3. नए इस्तेमाल को कौन मंज़ूर करता है (Who approves new uses): किसी को इस सवाल का ज़िम्मा लेना होगा कि "क्या हम इसके लिए AI का उपयोग कर सकते हैं?" एक छोटी कंपनी में यह एक व्यक्ति हो सकता है; एक बड़ी कंपनी में, एक छोटी टीम। एक ज़िम्मेदार व्यक्ति के बिना, हर नया इस्तेमाल या तो डर के मारे रोक दिया जाता है या बिना सोचे-समझे अपना लिया जाता है।
4. ग़लतियाँ कैसे रिपोर्ट की जाती हैं (How mistakes get reported): कोई न कोई ग़लत टूल में ग़लत चीज़ ज़रूर पेस्ट करेगा। इसे जल्दी और सुरक्षित रूप से बताना आसान बनाएँ, ताकि इसे ठीक किया जा सके। एक ऐसी पॉलिसी जो रिपोर्ट करने पर सज़ा देती है, चुप्पी की गारंटी देती है।
नियमों को जोखिम के स्तर से मिलाएँ
हर इस्तेमाल के लिए एक जैसे नियंत्रण की आवश्यकता नहीं होती है। किताब में मैं Tier 1 (कम) से लेकर Tier 4 (महत्वपूर्ण) तक की एक सीढ़ी का उपयोग करता हूँ। सोशल मीडिया पोस्ट का ड्राफ्ट तैयार करना कम जोखिम वाला है। ग्राहक अनुबंध का सारांश बनाना अधिक जोखिम वाला है। कोई भी चीज़ जो किसी व्यक्ति, पैसे या कानूनी शर्तों के बारे में निर्णय लेती है, वह उच्च या महत्वपूर्ण जोखिम वाली है, और इसके लिए निर्णय लेने के लिए एक नामित व्यक्ति की आवश्यकता होती है। अपने सामान्य इस्तेमाल के तरीकों को रेट करें और हर स्तर के लिए नियंत्रण लिखें, बजाय इसके कि हर चीज़ के लिए एक ही नियम हो।
इसे अपनी AI रणनीति से जोड़ें
एक पॉलिसी सुरक्षात्मक होती है। इसे इस बात के सीधे दृष्टिकोण के साथ होना चाहिए कि आपकी कंपनी में AI किस लिए है। मैं इसके तीन स्तरों का वर्णन करता हूँ: दक्षता (efficiency - आज का काम सस्ते में करना), प्रभावशीलता (effectiveness - इसे बेहतर तरीके से करना), और लाभ (advantage - ऐसी चीज़ें करना जिनकी नकल प्रतियोगी आसानी से न कर सकें)। अगर आपकी पॉलिसी केवल रक्षा करती है और कभी सक्षम नहीं बनाती, तो लोग इसे एक बाधा के रूप में देखेंगे।
इस हफ़्ते करने की एक बात
ऊपर दिए गए चार शीर्षकों के साथ एक पेज का ड्राफ्ट तैयार करें। इसे उन तीन लोगों को दिखाएं जो रोज़ाना AI टूल्स का उपयोग करते हैं और उनसे पूछें कि इसे पढ़ने के बाद वे वास्तव में क्या अलग करेंगे। अगर जवाब "कुछ नहीं" है, तो यह बहुत अस्पष्ट है। फिर मुफ़्त Risk Ladder टूल पर अपने सबसे सामान्य इस्तेमाल के तरीकों को रेट करें। यदि आप यह तय कर रहे हैं कि इस सब का ज़िम्मा किसे लेना चाहिए, तो पढ़ें Do You Need a Chief AI Officer?
यह उत्तर कहाँ से आता है
यह उत्तर AI for Business Leaders के दो ढाँचों (frameworks) पर आधारित है: The Risk Ladder और Three Levels of AI Strategy। यह किताब हार्डकवर और Kindle पर उपलब्ध है। यह सामान्य मार्गदर्शन है, कानूनी सलाह नहीं।
अपनी स्थिति के बारे में पूछने के लिए, Ask Vinay's books आज़माएँ।
Vinay Pasricha GoodSpace AI के संस्थापक और छह किताबों के लेखक हैं, जिनमें AI for Business Leaders भी शामिल है।