संक्षिप्त उत्तर: वह काम ऑटोमेट करें जो कम जोखिम वाला, दोहराया जाने वाला और आसानी से पलटा जा सकने वाला हो। जिस काम में विवेक चाहिए, उसे AI तैयार करे और एक नामित व्यक्ति मंज़ूर करे। ऊँचे दाँव वाला कोई भी काम लोगों तक पहुँचाएँ, और उस फ़ैसले से AI को दूर रखें।
मैं Vinay Pasricha हूँ, GoodSpace AI का संस्थापक और AI for Business Leaders का लेखक। मालिकों से मुझे सबसे ज़्यादा जो सवाल सुनने को मिलता है, वह यह नहीं कि "क्या हमें AI इस्तेमाल करना चाहिए?" वह है "कहाँ?" मेरा जवाब एक सरल छँटाई है, हर काम को अलग-अलग तीन समूहों में बाँटना।
तीन समूह
ऑटोमेट (Automate)। ऐसा काम जो दोहराया जाता है, कम जोखिम वाला है और पलटा जा सकता है। अगर AI ग़लती करे, तो किसी को जल्दी पता चल जाता है और सुधारने में ज़्यादा ख़र्च नहीं होता। उदाहरण: मीटिंग के नोट्स का सार बनाना, फ़ॉर्म से डेटा शीट में डालना, इनवॉइस फ़ाइल करना, अटके कामों के रिमाइंडर भेजना।
सहायता (Assist)। ऐसा काम जिसमें विवेक चाहिए, लेकिन ज़्यादातर मेहनत तैयारी की होती है। AI मसौदा बनाता है; एक नामित व्यक्ति उसे देखता है और फ़ैसला करता है। उदाहरण: ऐसा कोटेशन जिसे भेजने से पहले सेल्सपर्सन जाँचता है, ऐसी मासिक रिपोर्ट जिस पर फ़ाइनेंस हेड मुहर लगाता है, उम्मीदवारों की ऐसी शॉर्टलिस्ट जिसे मैनेजर तय करने से पहले पढ़ता है कि किससे मिलना है।
आगे बढ़ाएँ (Escalate)। ऐसा काम जहाँ ग़लती महँगी हो, पलटना मुश्किल हो, या जो किसी की रोज़ी-रोटी, सुरक्षा या क़ानूनी स्थिति को छूता हो। फ़ैसला लोग करते हैं; AI फ़ैसले से बाहर रहता है, हालाँकि वह जानकारी ढूँढने में मदद कर सकता है। उदाहरण: किसी को नौकरी से हटाना, किसी बड़े कॉन्ट्रैक्ट की क़ीमत तय करना, सुरक्षा से जुड़ी शिकायत का जवाब देना।
हर काम के लिए तीन सवाल
किसी काम को छाँटने के लिए तीन बातें पूछिए:
- ग़लत होने पर क्या होगा? एक शर्मिंदा करने वाली टाइपिंग ग़लती और आपके सबसे बड़े ग्राहक को भेजी गई ग़लत क़ीमत एक बात नहीं है।
- क्या इसे पलटा जा सकता है? मसौदा मिटाया जा सकता है। ग्राहक को भेजा संदेश, या जो पैसा जा चुका है, अक्सर वापस नहीं आता।
- क्या इसमें किसी व्यक्ति, पैसे या रिश्ते के बारे में विवेक चाहिए? अगर हाँ, तो यह कम से कम सहायता (Assist) है।
ज़्यादातर काम सहायता में आते हैं। यह ठीक है। शुरुआती महीनों में ज़्यादातर फ़ायदा सहायता में ही है, क्योंकि आपके लोग तैयारी करना छोड़कर अपना समय फ़ैसलों पर लगाते हैं।
वह नियम जिससे सहायता काम करती है
"कोई व्यक्ति देख लेता है" तभी काम करता है जब मंज़ूरी पर एक व्यक्ति का नाम हो। अगर कोई ख़ास व्यक्ति ज़िम्मेदार नहीं है, तो लोग AI की तैयार चीज़ पढ़ना बंद कर देते हैं और बस आगे बढ़ा देते हैं। यह बिना माने हुए ऑटोमेशन है। हर सहायता वाले काम के लिए लिखिए कि कौन मंज़ूर करता है और वह क्या जाँचता है।
दो आम ग़लतियाँ
- टूटी हुई प्रक्रिया को ऑटोमेट करना। अगर कोई नहीं बता सकता कि काम कैसे होना चाहिए, तो AI उसे और तेज़ी से ग़लत करेगा। पहले कदम ठीक कीजिए।
- जो दिखता है उसे ऑटोमेट करना, जो क़ीमती है उसे नहीं। वेबसाइट पर चैटबॉट दिखता है। अपने सबसे अच्छे सेल्सपर्सन को रोज़ तीन घंटे की डेटा एंट्री से मुक्त करना क़ीमती है।
इस हफ़्ते करने की एक बात
अपनी टीम के हर हफ़्ते किए जाने वाले दस कामों की सूची बनाइए। उन्हें मुफ़्त Automate, Assist, Escalate टूल में डालिए: यह हर काम के बारे में कुछ सवाल पूछता है, उसे छाँटता है और आपको एक पन्ने की PDF देता है। ऑटोमेट समूह से एक काम चुनकर वहीं से शुरू कीजिए। उसके बाद सहायता समूह से एक काम लीजिए, एक नामित मंज़ूरी देने वाले के साथ।
यह उत्तर कहाँ से आता है
यह उत्तर Automate, Assist, Escalate से आता है, जो AI for Business Leaders के फ़्रेमवर्क में से एक है। किताब हार्डकवर और Kindle पर उपलब्ध है।
अगर आप किसी ख़ास काम को परखना चाहते हैं, तो Ask Vinay's books पर अपने शब्दों में किताबों से पूछिए।
Vinay Pasricha GoodSpace AI के संस्थापक और छह किताबों के लेखक हैं, जिनमें AI for Business Leaders भी शामिल है।