Resposta curta: Automatize o trabalho de baixo risco, repetitivo e fácil de desfazer. Para o trabalho que exige julgamento, deixe a IA prepará-lo e uma pessoa nomeada aprová-lo. Encaminhe às pessoas tudo o que tenha muito em jogo, e mantenha a IA fora dessa decisão.
Sou Vinay Pasricha, fundador da GoodSpace AI e autor de AI for Business Leaders. A pergunta que mais ouço dos donos de empresa não é "devemos usar IA?". É "onde?". A minha resposta é uma triagem simples, tarefa a tarefa, em três grupos.
Os três grupos
Automatizar (Automate). Trabalho repetitivo, de baixo risco e reversível. Se a IA errar, alguém percebe depressa e corrigir custa pouco. Exemplos: transformar notas de reunião num resumo, passar dados de formulários para uma planilha, arquivar faturas, enviar lembretes sobre tarefas atrasadas.
Assistir (Assist). Trabalho que exige julgamento, mas em que a maior parte do esforço é preparação. A IA faz o rascunho; uma pessoa nomeada revisa e decide. Exemplos: um orçamento que um vendedor confere antes de enviar, um relatório mensal que o responsável financeiro aprova, uma lista curta de candidatos que um gestor lê antes de escolher quem entrevistar.
Encaminhar (Escalate). Trabalho em que um erro é caro, difícil de desfazer, ou afeta o sustento, a segurança ou a situação legal de uma pessoa. As pessoas decidem; a IA fica fora da decisão, embora ainda possa ajudar alguém a encontrar informação. Exemplos: desligar alguém, definir o preço de um grande contrato, responder a uma reclamação sobre segurança.
Três perguntas para cada tarefa
Para classificar uma tarefa, pergunte três coisas:
- O que acontece se estiver errado? Um erro de digitação constrangedor não é o mesmo que um preço errado para o seu maior cliente.
- Dá para desfazer? Um rascunho pode ser apagado. Uma mensagem a um cliente, ou dinheiro que já foi transferido, muitas vezes não.
- Exige julgamento sobre uma pessoa, dinheiro ou uma relação? Se sim, é no mínimo Assistir.
A maioria das tarefas acaba em Assistir. Tudo bem. É em Assistir que está a maior parte do valor nos primeiros meses, porque a sua equipe deixa de preparar e passa o tempo decidindo.
A regra que faz o Assistir funcionar
"Uma pessoa revisa" só funciona se o nome de uma pessoa estiver na aprovação. Se ninguém em particular for responsável, as pessoas deixam de ler o que a IA preparou e simplesmente passam adiante. Isso é automação sem admitir. Escreva quem aprova cada tarefa de Assistir, e o que essa pessoa confere.
Dois erros comuns
- Automatizar um processo quebrado. Se ninguém consegue explicar como uma tarefa deve ser feita, a IA vai fazê-la errado mais depressa. Corrija primeiro os passos.
- Automatizar o que é visível em vez do que é valioso. Um chatbot no site é visível. Libertar o seu melhor vendedor de três horas diárias de digitação de dados é valioso.
Uma coisa para fazer esta semana
Liste dez tarefas que a sua equipe faz toda semana. Passe-as pela ferramenta gratuita Automate, Assist, Escalate: ela faz algumas perguntas sobre cada tarefa, classifica-a e entrega um PDF de uma página. Escolha uma tarefa do grupo Automatizar e comece por aí. Depois escolha uma de Assistir, com uma pessoa aprovadora nomeada.
De onde vem esta resposta
Esta resposta vem de Automate, Assist, Escalate, um dos modelos de AI for Business Leaders. O livro está disponível em capa dura e no Kindle.
Se quiser testar uma tarefa específica, pergunte aos livros com as suas palavras em Ask Vinay's books.
Vinay Pasricha é o fundador da GoodSpace AI e autor de seis livros, entre eles AI for Business Leaders.