Resposta curta: Normalmente porque uma única restrição governa o resultado e o esforço se espalha por todo o resto. Todo processo tem um ponto que limita a velocidade com que o trabalho avança, e enquanto esse ponto não ficar mais forte, esforço extra em qualquer outro lugar não faz nada terminar mais cedo. Encontre esse ponto, coloque nele o seu melhor esforço durante um ciclo e deixe o resto de lado por agora.
Sou Vinay Pasricha. Escrevi The Execution Doctrine, um livro sobre por que os planos não se cumprem, e dirijo a GoodSpace AI. Quando um fundador me diz que tudo atrasa, raramente é porque as pessoas são preguiçosas. Normalmente é porque todos trabalham muito no ponto errado.
Por que trabalhar mais não ajuda
Imagine uma fábrica em que os produtos acabados esperam um controle de qualidade antes de serem despachados. Se a equipe de vendas pressionar mais, a pilha à frente da qualidade simplesmente cresce. Nada sai mais depressa. O resultado é definido pelo ponto mais fraco do fluxo, não pelas partes que já são fortes.
Os projetos funcionam da mesma forma. O limite costuma ser um destes:
- uma aprovação que espera por uma só pessoa, muitas vezes o fundador;
- uma pessoa qualificada de quem todos dependem;
- uma passagem entre duas equipes onde o trabalho fica sem dono;
- um insumo de fornecedor ou cliente que chega sempre atrasado.
No livro chamo isso de o limite que governa, o governing limit. Todo processo tem um a cada momento. O esforço gasto noutro lugar parece produtivo, mas sobretudo cria filas.
A restrição real não é a mais barulhenta
O problema de que as pessoas mais se queixam nem sempre é o que limita o resultado. Para encontrar a restrição real, procure onde o trabalho espera. Sinais:
- forma-se uma fila à frente de uma etapa;
- as pessoas depois dessa etapa estão muitas vezes paradas ou esperando;
- o mesmo nome ou equipe aparece em todos os atrasos.
Uma restrição de cada vez
A disciplina que mais importa é trabalhar numa restrição por ciclo. Uma empresa que lança dez iniciativas de melhoria ao mesmo tempo muitas vezes acaba sem melhoria nenhuma, porque o esforço se dilui e o limite real recebe a mesma atenção que todo o resto.
Por isso, escolha uma. Reforce-a: acrescente capacidade, retire o trabalho que não precisa passar por ela, ou mude as regras ao redor dela. Quando ela deixar de ser o limite, a restrição muda para outro lugar. Isso não é fracasso. É progresso, e o começo do próximo ciclo.
Uma coisa para fazer esta semana
Pegue os seus três projetos atrasados mais recentes. Para cada um, anote a etapa em que o trabalho esperou mais tempo. Se o mesmo ponto aparecer duas vezes, é muito provável que seja a sua restrição. Nas próximas duas a quatro semanas, faça do reforço desse ponto a única prioridade de melhoria, e diga à equipe que todo o resto pode esperar. O execution path deste site guia você pelos mesmos passos.
De onde vem esta resposta
Esta resposta se baseia em dois capítulos de The Execution Doctrine: Chapter 3 · The Governing Limit e Chapter 9 · The Discipline of One Constraint. Cada capítulo tem a sua própria página, começando pelo capítulo 3. O livro está disponível no Kindle.
Se a sua situação não se encaixar bem, descreva-a em Ask Vinay's books e pergunte onde pode estar a sua restrição.
Vinay Pasricha é o fundador da GoodSpace AI e autor de seis livros, entre eles The Execution Doctrine.