Resposta curta: Nomeie as ferramentas aprovadas, os dados que nunca devem sair da empresa, quem aprova novos usos e como os erros são relatados. Limite a política a uma página, para que as pessoas realmente a leiam. Uma política que proíbe tudo será ignorada, e uma política que permite tudo não protege nada.
Sou Vinay Pasricha, fundador da GoodSpace AI e autor de AI for Business Leaders. As suas pessoas quase certamente já estão a usar o ChatGPT, Gemini ou ferramentas semelhantes, muitas vezes nas suas contas pessoais. Uma política não decide se a IA é usada. Decide se é usada em segurança.
As quatro coisas que a política deve dizer
1. Ferramentas aprovadas. Quais as ferramentas que as pessoas podem usar para o trabalho e em quais contas. Contas da empresa sempre que possível, porque assim pode controlar as definições e ver o que é utilizado.
2. Dados que nunca devem entrar. Seja específico. Itens típicos: dados pessoais de clientes, registos e salários de colaboradores, CVs de candidatos, dados financeiros não divulgados, contratos, passwords e chaves de acesso, e qualquer coisa que um cliente lhe tenha fornecido de forma confidencial. Se as pessoas tiverem de adivinhar, vão adivinhar mal.
3. Quem aprova novos usos. Alguém deve ser o dono da pergunta "podemos usar IA para isto?". Numa empresa pequena pode ser uma pessoa; numa maior, uma equipa pequena. Sem um dono, cada novo uso é bloqueado pelo medo ou adotado sem critério.
4. Como os erros são relatados. Alguém vai colar a coisa errada na ferramenta errada. Torne fácil e seguro dizê-lo rapidamente, para que possa ser corrigido. Uma política que pune o relato garante o silêncio.
Ajuste as regras aos riscos
Nem todo o uso precisa do mesmo controlo. No livro uso uma escada do Tier 1 (baixo) ao Tier 4 (crítico). Redigir um post para as redes sociais é baixo. Resumir um contrato de cliente é mais alto. Qualquer coisa que decida sobre uma pessoa, dinheiro ou termos legais é alto ou crítico, e precisa de uma pessoa designada para decidir. Avalie os seus usos comuns e escreva os controlos para cada nível, em vez de uma única regra para tudo.
Conecte-a à sua estratégia de IA
Uma política é defensiva. Deve estar ao lado de uma visão simples do que a IA representa na sua empresa. Eu descrevo três níveis: eficiência (fazer o trabalho de hoje de forma mais barata), eficácia (fazê-lo melhor) e vantagem (fazer coisas que os concorrentes não conseguem copiar facilmente). Se a sua política apenas protege e nunca capacita, as pessoas vão tratá-la como um obstáculo.
Uma coisa para fazer esta semana
Redija a página única com os quatro cabeçalhos acima. Mostre-a a três pessoas que usam ferramentas de IA diariamente e pergunte o que fariam de diferente depois de a lerem. Se a resposta for "nada", é porque é demasiado vaga. Depois, avalie os seus usos mais comuns na ferramenta gratuita Risk Ladder. Se está a decidir quem deve ser o dono de tudo isto, leia Do You Need a Chief AI Officer?
De onde vem esta resposta
Esta resposta baseia-se em duas estruturas de AI for Business Leaders: The Risk Ladder e Three Levels of AI Strategy. O livro está disponível em capa dura e no Kindle. Este é um conselho geral, não um parecer jurídico.
Para perguntar sobre a sua própria situação, experimente Ask Vinay's books.
Vinay Pasricha é o fundador da GoodSpace AI e autor de seis livros, entre eles AI for Business Leaders.