Respuesta breve: Automatice el trabajo de bajo riesgo, repetitivo y fácil de deshacer. Para el trabajo que exige criterio, deje que la IA lo prepare y que una persona con nombre lo apruebe. Lo que tenga mucho en juego, déjelo a las personas y mantenga la IA fuera de esa decisión.
Soy Vinay Pasricha, fundador de GoodSpace AI y autor de AI for Business Leaders. La pregunta que más oigo a los dueños no es "¿deberíamos usar IA?". Es "¿dónde?". Mi respuesta es una clasificación sencilla, tarea por tarea, en tres grupos.
Los tres grupos
Automatizar (Automate). Trabajo repetitivo, de bajo riesgo y reversible. Si la IA se equivoca, alguien lo nota pronto y corregirlo cuesta poco. Ejemplos: convertir las notas de una reunión en un resumen, pasar datos de formularios a una hoja, archivar facturas, enviar recordatorios de tareas atrasadas.
Asistir (Assist). Trabajo que exige criterio, pero en el que la mayor parte del esfuerzo es preparación. La IA hace el borrador; una persona con nombre lo revisa y decide. Ejemplos: un presupuesto que un comercial revisa antes de enviarlo, un informe mensual que firma el responsable de finanzas, una lista corta de candidatos que un responsable lee antes de elegir a quién entrevistar.
Escalar (Escalate). Trabajo en el que un error es caro, difícil de deshacer o afecta al sustento, la seguridad o la situación legal de una persona. Deciden las personas; la IA se queda fuera de la decisión, aunque todavía puede ayudar a encontrar información. Ejemplos: despedir a alguien, poner precio a un contrato grande, responder a una queja sobre seguridad.
Tres preguntas para cada tarea
Para clasificar una tarea, pregunte tres cosas:
- ¿Qué pasa si sale mal? Una errata vergonzosa no es lo mismo que un precio equivocado a su mayor cliente.
- ¿Se puede deshacer? Un borrador se puede borrar. Un mensaje a un cliente, o un dinero que ya se ha movido, a menudo no.
- ¿Exige criterio sobre una persona, dinero o una relación? Si es así, es como mínimo Asistir.
La mayoría de las tareas acaban en Asistir. Está bien. Asistir es donde está la mayor parte del valor en los primeros meses, porque su gente deja de preparar y dedica su tiempo a decidir.
La regla que hace funcionar Asistir
"Una persona lo revisa" solo funciona si el nombre de una persona figura en la aprobación. Si nadie en concreto es responsable, la gente deja de leer lo que preparó la IA y simplemente lo pasa. Eso es automatizar sin admitirlo. Deje por escrito quién aprueba cada tarea de Asistir y qué comprueba.
Dos errores frecuentes
- Automatizar un proceso roto. Si nadie sabe explicar cómo debe hacerse una tarea, la IA la hará mal más rápido. Arregle primero los pasos.
- Automatizar lo visible en lugar de lo valioso. Un chatbot en la web es visible. Liberar a su mejor comercial de tres horas diarias de introducir datos es valioso.
Una cosa que hacer esta semana
Anote diez tareas que su equipo hace cada semana. Páselas por la herramienta gratuita Automate, Assist, Escalate: hace unas preguntas sobre cada tarea, la clasifica y le entrega un PDF de una página. Elija una tarea del grupo Automatizar y empiece por ahí. Después elija una de Asistir, con una persona aprobadora con nombre.
De dónde viene esta respuesta
Esta respuesta viene de Automate, Assist, Escalate, uno de los marcos de AI for Business Leaders. El libro está disponible en tapa dura y en Kindle.
Si quiere probar una tarea concreta, pregunte a los libros con sus propias palabras en Ask Vinay's books.
Vinay Pasricha es el fundador de GoodSpace AI y autor de seis libros, entre ellos AI for Business Leaders.