संक्षिप्त उत्तर: एजेंट स्थिति की जानकारी इकट्ठा करने और नियमित समन्वय का काम संभाल सकते हैं। वे उस व्यक्ति की जगह नहीं लेते जो किसी बाधा को संभालता है, निर्णय लेता है या टीम का विश्वास रखता है। जब बाधा कोई व्यक्ति हो, तो इसे एक डिज़ाइन की समस्या के रूप में देखें। इसे कर्मचारियों की संख्या कम करने के लक्ष्य के रूप में न देखें।
मैं Vinay Pasricha हूँ। मैं Noida में GoodSpace AI चलाता हूँ, और मैंने The Execution Doctrine और AI for Business Leaders लिखी है। प्रबंधक मुझसे यह बात हाथ बांधकर पूछते हैं। संस्थापक इसे एक स्प्रेडशीट के साथ पूछते हैं। दोनों ही एक ऐसा सवाल पूछ रहे हैं जिसका उत्तर टूल नहीं दे सकते, क्योंकि यह सवाल काम के बारे में है, पद के बारे में नहीं।
प्रबंधक वास्तव में पूरा हफ्ता किस चीज पर बिताते हैं
एक प्रबंधक के हफ्ते का एक बड़ा हिस्सा जानकारी इकट्ठा करने में बीतता है। क्या देर से चल रहा है। कौन इंतजार कर रहा है। कौन सा आंकड़ा बदला। एक एजेंट इसे इकट्ठा कर सकता है, बशर्ते वे तथ्य लोगों के दिमाग के बजाय कहीं और मौजूद हों, और इसे निर्णय लेने वाले व्यक्ति के सामने रख सकता है। यह सहायता है, रिप्लेसमेंट नहीं। वह बैठक जो केवल स्टेटस जानने के लिए बुलाई गई थी, छोटी हो सकती है। वह निर्णय जिससे बैठक कतरा रही थी, टाला नहीं जा सकता।
दूसरा हिस्सा समन्वय का है: फ़ाइल आगे बढ़ाना, याद दिलाना, मार्ग तय करना। जहाँ मार्ग तय है और गलती सुधारी जा सकती है, वहाँ एक एजेंट फ़ाइल आगे बढ़ाने का काम कर सकता है। जहाँ मार्ग प्राथमिकता को लेकर एक संघर्ष है, वहाँ निर्णय अभी भी एक व्यक्ति को ही लेना होगा। आगे बढ़ाने की प्रक्रिया को स्वचालित करें। प्राथमिकता को आगे बढ़ाएं (एस्केलेट करें)। प्राथमिकता को स्वचालित करके उसे नेतृत्व न कहें।
बाकी का हिस्सा निर्णय, देखभाल और असहज बातचीत का है। एक एजेंट जो चेतावनी का ड्राफ्ट तैयार करता है, वह एक टूल है। एक प्रबंधक जो इसे बिना पढ़े भेज देता है, उसने अपने काम से पल्ला झाड़ लिया है। ड्राफ्ट उपयोगी हो सकता है। हस्ताक्षर का मतलब अभी भी यही है कि किसी ने इसे देखा है।
जब बाधा मानवीय हो
- कौशल जो केवल एक व्यक्ति के पास है: इसका समाधान इसे सिखाना, लिखना या इस काम के लिए नियुक्त करना है। बिना समझ-बूझ के उस कौशल की नकल करने वाला एजेंट आश्वस्त करने वाली गलतियाँ पैदा करेगा।
- एक व्यक्ति जिसे सब कुछ स्वीकृत करना होता है: इसका समाधान उन तक पहुँचने वाली चीज़ों को फिर से डिज़ाइन करना है, न कि ऐसा एजेंट जोड़ना जो उनके स्वीकृत करने के लिए और अधिक काम पैदा करे।
- एक टीम जो प्रतीक्षा करती है: उस एक मुख्य बाधा का पता लगाएं। सभी कार्यों में एजेंटों को तैनात कर देने से वह बाधा छिप जाती है और प्रतीक्षा करना आधुनिक दिखने लगता है।
- भरोसा: लोग एक मैनेजर को वह बातें बता देते हैं जो वे किसी टूल को नहीं बताएंगे। यदि बुरी खबरें आप तक पहुँचना बंद हो जाएं, तो आप कुशल नहीं बने हैं। आप बहरे हो गए हैं।
The Execution Doctrine मानवीय बाधा को एक डिज़ाइन समस्या मानती है, न कि कोई नैतिक समस्या। यह बात आज भी लागू होती है। व्यक्ति को एजेंट से बदलना कभी-कभी उस री-डिज़ाइन से बचने का एक तरीका होता है। फिर काम एक ऐसी कतार में पड़ा रहता है जिसका कोई मालिक नहीं होता, जो कि एक बदतर बाधा है क्योंकि इसका कोई नाम नहीं होता।
मैं समाप्त होने वाली भूमिकाओं के किसी प्रतिशत की भविष्यवाणी नहीं कर रहा हूँ। मेरे पास वह माप नहीं है, और न ही मैं कोई अनुमान उधार लूूँगा। अपने काम के अनुभव से मैं जो स्पष्ट कह सकता हूँ वह सीमित है: स्थिति और रूटिंग सबसे पहले स्थानांतरित होते हैं; निर्णय और देखभाल बने रहते हैं; जो कंपनियाँ बेहतर प्रदर्शन करती हैं वे पद को हटाने और उम्मीद पर बैठने के बजाय प्रत्येक परिणाम के मालिक का नाम तय करती हैं।
इस तिमाही में क्या बदलें
उन बैठकों की सूची बनाएं जो केवल स्टेटस एकत्र करती हैं। यह काम किसी एजेंट या एक साझा शीट को सौंप दें। निर्णय लेने के लिए एक छोटी बैठक रखें। उन मंजूरियों की सूची बनाएं जो केवल इसलिए अस्तित्व में हैं क्योंकि किसी ने नियम को दोबारा नहीं लिखा। नियम को दोबारा लिखें, या उस व्यक्ति को बनाए रखें। दोनों के बीच तीसरे स्तर के रूप में किसी एजेंट को न जोड़ें।
एजेंट को काम करने की अनुमति देने से पहले निःशुल्क Risk Ladder का उपयोग करें, और उसके आसपास के कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए Automate, Assist, Escalate का उपयोग करें। इसके आठ चरण AI strategy for business में दिए गए हैं। Collapse or Collapse इस बात का विस्तृत तर्क है: एक व्यक्ति एक परिणाम का मालिक होता है और उसे पूरा करने के लिए एजेंट चलाता है।
इस हफ़्ते करने की एक बात
किसी एक प्रबंधक से पिछले सप्ताह के घंटों को चिह्नित करने के लिए कहें: स्टेटस एकत्र करना, काम को रूट करना, निर्णय लेना, किसी व्यक्ति की देखभाल करना। केवल पहले दो ही किसी एजेंट के लिए उपयुक्त उम्मीदवार हैं। यदि वे दोनों काम छोटे हैं, तो एजेंट से काम में कोई बदलाव नहीं आएगा। काम का डिज़ाइन ही बदलाव लाएगा।
यह उत्तर कहाँ से आता है
यह उत्तर The Execution Doctrine के Chapter 10 · When the Bottleneck Is Human और AI for Business Leaders के Automate, Assist, Escalate पर आधारित है।
आपकी कंपनी के अपने कुछ विशिष्ट विवरण होंगे। अपने शब्दों में कोई अनुवर्ती प्रश्न पूछने के लिए, Ask Vinay's books का प्रयास करें।
Vinay Pasricha GoodSpace AI के संस्थापक और छह किताबों के लेखक हैं, जिनमें The Execution Doctrine भी शामिल है।
The Execution Doctrine में और गहराई से जानें
यह उत्तर संक्षिप्त संस्करण है। संपूर्ण तर्क, और इसके पीछे की विधि, पुस्तक में दी गई है।